一、档案管理

1、学生会所有档案由办公室统一保存。 

2、档案分为：成员个人档案、活动策划档案、活动总结档案及学生会相关制度档案。 

3、学生会所用相关表格由办公室统一制作、发放。非统一表格一律不允许进入档案保管。 

4、个人档案建立时，学生会成员必须按要求如实完整填写并附上个人免冠1寸照片。 

5、各项活动的策划书须先交由主席团进行审阅。 

6、各项活动的总结文件必须在活动结束后一周内整理完成，并由各部长电子版上交至办公室。不交或迟交者均按照评优考核制度扣除一定分数。因故不能按时上交者必须提前说明，否则按迟交进行扣分。 

7、各个部门增加或更替理事，必须在变动完成后两天内向办公室递交变动情况。增加人员则应由部长向办公室领取表格后，增建档案。 

8、所有成员自动离职或被撤职者其个人档案不予退回，对其工作变动性质将留有记录。 

9、所有档案必须以统一格式递交。 

（1）、上交档案采用A4复印纸统一复印。 

（2）、正标题采用二号宋体加粗格式，正文用四号仿宋格式。 

（3）、一级子标题用黑体三号加粗格式。

（4）、醒目条款字体采用加粗倾斜形式。 

（5）、在存在错误文件格式时，上交者必须按规定自行更改至正确。 

10、上交档案必须有电子复件，以便办公室存档。U盘由上交人自备，存档后U盘返还。                         

11、未经主席和办公室主任同意，任何人不得以任何理由擅自修改或销毁档案。 

12、任何人不得将任何档案私自外借或用于宣传方面。凡涉及借阅、网络上传、宣传学校或学生会决策等方面的档案，借者必须出示有效证件以便办公室记录。

13、档案上缴日期:在该项活动结束后一周内. 

14、档案上交时由办公室签收.

15、每个活动都争取放到校园网上或发表于校报。 

二、 档案内容要求

(一)、人事档案

 包括个人履历简介,工作鉴定,以及其它有关材料,由办公室负责考察记录.

（l）、个人履历简介是学生会成员的基础档案,由有关部门及个人填写.

（2）、工作鉴定是对学生会成员每年工作的评定,作为评定奖学金,评选三好生,优秀学生会干部的依据之一.由学校有关部门存入该学生档案.

(二)、工作档案 

包括学生会工作目录,部门工作档案,上级或外单位文件以及其它有关档案,由办公室整理保管.

（l）、学生会工作目录是学生会的大事记,按日期顺序记录,并标上详细内容所在有关档案的页码.

（2）、学生会各部门建立工作日志.工作日志作为部门工作档案保存,各部门将其各项工作指示,活动通知,会议文件,决定,建议意见,经验总结等认真详实地加以记载,分管副主席定期检查并将重大事项列入工作目录.

(三)、财务档案

 包括账目,现金收支表,各种有关票据,表格等,由主席团负责定期检查,详见财务制度.

(四)、活动档案

 包括活动策划书;活动筹备情况、进程结果;活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料.活动结束后由主办部门及时写出工作总结,并与以上材料一起及时交办公室归档.

三、 档案查阅办法

1、外单位借阅学生会工作档案的,需向办公室提出书面申请,并经主席签字同意后方可,办公室的对外借档案应做好外借登记(包括编号,内容,时间,借阅人员的个人资料,签名主席,记录人员),外借期限为一周.

2、外借档案不得为档案原件。

 学院团总支